Le référentiel AEKO définit des pratiques exigeantes pour structurer le management des réponses aux appels d'offres publics et privés. Il s'organise autour de huit axes stratégiques allant du profil de l'entreprise à l'amélioration continue. Le contenu évalue précisément l'organisation des équipes , la pertinence de la stratégie de réponse et la maîtrise des processus opérationnels. Le label valide également la capacité de l'entreprise à intégrer des facteurs de différenciation comme le marketing de l'offre et les engagements environnementaux ou RSE.
La labellisation est structurée en trois paliers cumulatifs : le niveau Bronze se concentre sur les fondamentaux et la connaissance de l’activité ; le niveau Argent approfondit la formation des collaborateurs, la veille réglementaire et l'éthique ; enfin, le niveau Or exige une maîtrise avancée des risques, des stratégies d'influence et de lutte contre la corruption.
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Cette catégorie évalue l'organisation générale de l'entreprise. Elle couvre la Connaissance de l'activité, l'Organisation de l'entreprise (national/régional/centralisé), son Positionnement sur le marché par rapport à la concurrence, sa Situation financière (répartition CA public/privé, suivi des comptes, juste prix, indexation des prix), ses Références clients, et les aspects Juridiques (assurances, renouvellement des certificats, facteurs exogènes).
Cette catégorie se concentre sur les Ressources humaines et matérielles dédiées aux AO, y compris l'identification de l'équipe optimale, la désignation des référents qui pilotent et décident du processus AO. Elle évalue également les Compétences et profils requis, les Missions détaillées de chacun, le Choix des parties prenantes (sous-traitants, co-traitants) et la coordination avec celles-ci, et la Formation du personnel aux marchés publics et aux risques de conflits d'intérêt.
L'objectif est de s'assurer que l'entreprise valorise ses atouts pour se démarquer. Cela inclut la Description des forces et faiblesses (via un SWOT par exemple), la valorisation des signes de reconnaissance (certifications, labels, qualifications), les moyens de développer de nouveaux produits/services, la Politique environnementale et RSE, et le Marketing de l'offre (fond et forme du mémoire technique, préparation des soutenances orales).
Cette section concerne la planification stratégique pour les AO. Elle couvre la formalisation de la stratégie globale de réponse (typologie, zones géographiques, méthode), la méthodologie de réponse, les Critères de Go/No Go (et qui les décide), la Personnalisation de la réponse aux spécificités du cahier des charges, les Objectifs de performance définis pour les collaborateurs, et le Suivi et pilotage de l'activité (taux de transformation, suivi de l'activité public/privé, suivi des AO remportés par la concurrence).
Cette catégorie, essentielle pour l'excellence, évalue l'organisation commerciale liée aux AO. Elle comprend l'Organisation commerciale amont (compétences des équipes, veille du marché), la gestion des informations récupérées en amont et leur intégration dans l'offre, la gestion de la relation clients pendant et après l'exécution du marché, et la mise en place d'une stratégie d'influence pour se positionner en amont. Elle traite aussi de la Communication externe et des relations avec les pairs/concurrents.
Évaluation de la méthodologie et du cadre opérationnel de réponse. Cela inclut l'Organisation AO (formalisation du processus, diffusion en interne, anticipation du dépôt), le Respect du DCE (contraintes du donneur d'ordres), l'Analyse des offres (perception des offres par l'acheteur, disponibilité et mise à jour des documents de candidature), et l'Archivage des documents (DCE, mémoires techniques, etc.).
Cette catégorie se focalise sur la Connaissance de la concurrence, assurant que le personnel qui rédige les AO connait les principaux concurrents ainsi que leurs forces et faiblesses. Au niveau Argent et Or, cette analyse est plus approfondie (systématisation des demandes de Rapports d'Analyse des Offres - RAO).
Cette dernière catégorie assure que l'entreprise est dans une démarche d'excellence durable. Elle concerne les Dispositions d'organisation (responsabilités, information du personnel, veille réglementaire et juridique, gestion documentaire, clé de signature), les Audits (internes ou externes), les Retours d'expérience (analyse des dossiers perdus et gagnés et actions d'améliorations), et l'Éthique (prévention de la corruption, loi Sapin 2, gestion des conflits d'intérêt)
Le référentiel analyse votre organisation à travers huit axes majeurs : le profil de l'entreprise, l'organisation des équipes, les axes de différenciation (innovation), la stratégie de réponse, la démarche commerciale, le process AO technique, l'analyse concurrentielle et l'amélioration continue. Pour chaque axe, des caractéristiques précises et des moyens de preuve sont exigés, comme la formalisation d'une équipe optimale et la nomination d'un référent pilote.
La gestion du référentiel est maîtrisée par Caneva, qui assure sa mise à jour constante. Si un nouveau texte réglementaire ou normatif entre en vigueur et impacte les règles du management des appels d'offres, les exigences du label sont actualisées en conséquence pour garantir la conformité des entreprises labellisées.
L'amélioration continue est un pilier central du contenu du référentiel. Les entreprises doivent réaliser des audits internes annuels pour vérifier la bonne application des engagements. De plus, le référentiel impose une analyse systématique des retours d'expérience (dossiers gagnés et perdus), obligeant l'entreprise à faire évoluer ses propres processus internes pour gagner en efficacité.
Absolument. La labellisation peut s'étendre à de nouveaux sites sous réserve de l'application d'une règle d'échantillonnage lors des audits. Pour que cette évolution soit validée, l'entreprise doit démontrer qu'elle a mis en place un système centralisé de maîtrise des exigences, incluant des procédures communes et des audits internes sur l'ensemble des établissements concernés.